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Travailler et vivre ensemble

Les différentes zones et leur fonctionnement

Comme toute forme de vie en communauté, le travail en entreprise suppose
de respecter certaines règles. Consignes relatives au travail en openspace, valeurs
interne liées à la culture d’entreprise, comportements en matière de développement
durable, etc. Tous les sujets sont abordés dans les pages suivantes.

LES DIFFÉRENTES ZONES ET LEUR FONCTIONNEMENT

Comment me placer en fonction de ma direction ?
Le plateau est organisé en différents « territoires » dédiés à chacune
des directions. Vous devez donc vous installer à un poste compris dans
votre territoire.

Comment me connecter à mon poste de travail ?
Toutes les opérations relatives à votre connection au poste de travail sont
expliquées sous forme de tutoriels dans la base documentaire de l’intranet,
rubrique « tutoriels informatiques » puis dossier « Coeur défense ».


Comment organiser une réunion ?
Afin d’organiser une réunion, vous devrez au préalable réserver une salle. Pour cela, vous pourrez utiliser outlook ou bien utiliser les écrans tactiles présents à l’entrée de chaque salle.


Où organiser des réunions ?
Il existe de nombreuses zones vous permettant d’échanger avec vos collègues, de passer ou de prendre des appels téléphoniques :

Comment m’isoler pour téléphoner ou me concentrer ?
Les sept espaces fermés (numérotés 6 et 7 sur le plan de la page précédente), d’une capacité d’une à deux personnes, permettent de s’isoler de manière ponctuelle pour un appel téléphonique, une réunion en visioconférence ou pour effectuer une tache qui demande une concentration particulière. Ces espaces n’ont pas vocation à être des postes de travail. Leur occupation, qui ne nécessite aucune réservation, doit donc être limitée dans le temps afin de permettre à chacun d’en bénéficier.


Comment participer à des réunions en présentiel ?
Si vous êtes sur site, vous devez participer aux réunions en présentiel, et non depuis votre poste de travail, même si une invitation Teams a été envoyée.


Où participer à des réunions en visio ?
Selon la nature de la réunion et selon votre niveau de participation, vous pouvez vous isoler dans une salle fermée ou rester à votre poste de travail.


Comment me connecter à une visioconférence en salle de réunion ?
Pour participer à une visioconférence depuis une salle de réunion, il vous suffit de connecter, grâce au cable USB-C, votre ordinateur portable à l’écran, excactement de la même manière que pour vous connecter à un poste de travail. Les écrans sont équipés d’une caméra et d’une barre de son.

Comment recevoir et envoyer du courrier ?
Il n’y a plus de distribution de courrier. Des casiers sont à la disposition des directions/départements/pôles pour récupérer le courrier et d’autres pour les plis en
partance.


Où ranger mes affaires personnelles ?
Il vous est attribué à chacun un casier personnel verrouillé par un code de votre choix afin de stocker vos effets personnels. Un cabas vous est également fourni afin de transporter aisément votre matériel quotidien jusqu’au poste de travail auquel vous vous installerez.


Comment obtenir des fournitures de bureau ?
La gestion des fournitures est totalement prise en charge par le service logistique.
Un référent et un suppléant, désignés par service, doivent se rapprocher du pôle logistique pour passer une commande de fournitures, à l’aide d’une liste pré-établie. Celle-ci est renseignée par le référent/suppléant puis transmise par email à l’adresse : courrier@mutuelle-smi.com.
Les commandes doivent être formulée au plus tard le lundi soir pour une livraison garantie au plus tard le vendredi suivant.
Si des articles ne sont pas mentionnés dans la liste pré-établie, une demande spécifique et détaillée peut être adressée au pôle logistique.

Comment/où imprimer/scanner des documents ?
Plusieurs imprimantes sont disponibles sur le plateau.
Afin d’éviter la perte ou la divulgation de documents, c’est à vous de choisir l’imprimante de destination. Vous activez ensuite l’impression en passant
votre badge sur le lecteur de la machine choisie.


Où prendre un café ?
L’espace de convivialité est le seul endroit où vous êtes autorisé à prendre un café. Du matériel (machine à café, théière, etc.), de la vaisselle (mugs et tasses), ainsi que des capsules de café et des sachets de thé sont à votre disposition gratuitement. Si vous utilisez la vaisselle SMI, nous vous remercions de la déposer dans le lave-vaisselle (et non dans l’évier) réservé à cet effet. C’est également à vous de le mettre en marche s’il est plein et de le vider.
Si vous utilisez vos propres tasses et mugs, vous devez les laver immédiatement
après usage et les ranger dans votre casier.

Où manger sur le plateau ?
Il est possible de déjeuner à l’étage de 11h30 à 14h, exclusivement dans l’espace
de restauration.
Deux fours micro-ondes ainsi qu’un réfrigérateur sont à votre disposition.

Où se trouvent les toilettes ?
Il existe deux blocs toilettes répartis de chaque côté du plateau, comprenant chacun
une distinction entre femmes et hommes. Nous vous remercions d’y respecter les règles d’hygiène d’usage.


Où se trouvent les poubelles ?
Les poubelles seront disposées en trois lieux :

  • les espaces imprimantes ;
  • l’espace restauration ;
  • l’espace de convivialité.


Chaque espace comprend plusieurs poubelles dont nous vous remercions de respecter les usages (papiers, déchets alimentaires, etc.)


Où aller fumer ?
Il faut sortir du bâtiment où deux zones sont à votre disposition : en bas de la tour (RDC avant) et en R-1 à l’arrière (espace abrité).

Comment recevoir un(des) visiteur(s) ?
Vous avez rendez-vous avec une seule personne

  1. Votre visiteur se présente à l’accueil du hall A et un QR code « visiteur » lui est confié par l’hôtesse d’accueil contre présentation d’une pièce d’identité. (le QR code généré permet aux visiteurs d’entrer et de sortir autant de fois que nécessaire pendant une journée, de 8h à 19h).
  2. L’hôtesse d’accueil vous appelle pour vous prévenir de l’arrivée de votre visiteur.
  3. Vous accueillez votre visiteur au 14e étage.
  4. À la fin de votre rendez-vous, vous le raccompagnez aux ascenseurs du 14e.

Vous recevez un groupe jusqu’à cinq personnes

  1. Vous devez prévenir l’accueil de la tour A 48 heures à l’avance (formulaire téléchargeable dans l’intranet, rubrique Coeur Défense).
  2. Des QR codes dématérialisés vous seront fournis.
  3. Vous devrez les envoyer en amont à vos visiteurs.
  4. Ainsi, ils n’auront pas à passer par l’accueil de la tour A le jour du rendez-vous et accéderont directement au 14e étage où vous les accueillerez.

Pour des groupes plus importants, contactez l’accueil.