Politique de protection des données personnelles de SMI
Une politique de protection des données personnelles est un document officiel par lequel une organisation explique de manière claire comment elle collecte, utilise, protège et conserve les informations personnelles de ses utilisateurs ou clients, en respectant les lois comme le RGPD.
INTRODUCTION
LES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL QUE NOUS TRAITONS
LES FINALITÉS ET LES BASES JURIDIQUES DE NOS TRAITEMENTS DE DONNÉES
LES DESTINATAIRES DE VOS DONNÉES
LES TRANSFERTS DE VOS DONNÉES
LES DURÉES DE CONSERVATION DE VOS DONNÉES
LES PROTECTIONS PARTICULIÈRES POUR VOS DONNÉES DE SANTÉ
LES COOKIES
LES DROITS SUR VOS DONNÉES PERSONNELLES
LES MODALITÉS D’EXERCICE DE VOS DROITS
MISE À JOUR DU PRÉSENT DOCUMENT
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Introduction
L’objectif principal de ce document est de vous informer de la manière dont vos informations personnelles peuvent être collectées et traitées par SMI.
Le responsable de traitement est SMI, régie par les dispositions du livre II du code de la mutualité, SIREN 784 669 954, dont le siège social se situe à
Cœur Défense – Tour A – 90-110 esplanade du Général-de-Gaulle – 92931 Paris La Défense Cedex
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Une donnée à caractère personnel (ci-après « données personnelles ») désigne toute information susceptible de se rapporter à une personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement.
La mise en œuvre de traitements de données personnelles est régie notamment par le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, ci-après désigné « RGPD ».
Le RGPD impose au responsable d’un traitement (SMI) de fournir à la personne concernée un certain nombre d’informations. L’ensemble de ces informations figure dans la présente politique. Cette politique concerne toute personne physique en lien avec SMI (ci-après désignée « la personne ») notamment en qualité de client, membre participant, ayant droits, prospect, mandataire, représentant légal, actionnaire ou bénéficiaire effectif d’une personne morale.
Les données à caractère personnel que nous traitons
Les données sont collectées loyalement pour une finalité légitime, déterminée et explicite.
Elles sont limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
SMI s’engage vis-à-vis de ses clients et prospects à ne collecter et à ne traiter que les données nécessaires à ses activités portant en particulier sur la fourniture des services que nous vous proposons, ainsi que des produits et services personnalisés en fonction de votre profil.
En conséquence, SMI collecte différentes données à caractère personnel vous concernant.
Certaines données traitées sont collectées de manière directe auprès de vous ou de manière indirecte à partir des sources suivantes :
- de votre employeur en direct ou via des courtiers mandatés par votre employeur (dans le cadre de la souscription d’un contrat d’assurance santé et/ou prévoyance collectif);
- des publications ou bases de données mises à sa disposition par les autorités ;
- des tiers, tels que des organismes de prévention de la fraude ou ceux nous permettant l’appréciation des préjudices et la détermination des indemnités, y compris les données médicales, lesquelles font l’objet d’un traitement spécifique afin de respecter le secret médical.
Les finalités et les bases juridiques de nos traitements de données
La finalité d’un traitement correspond à l’objectif poursuivi, à savoir le besoin auquel il répond pour le responsable du traitement. Et chaque traitement s’appuie sur une base juridique précise.
Les données personnelles font l’objet de traitements informatisés pour les finalités et les bases juridiques dans les conditions précisées ci-dessous.
Avant l’entrée en relation avec SMI
Lors de l’entrée en relation avec SMI
Les informations recueillies lors de l’entrée en relation permettent à SMI.
Après l’entrée en relation avec SMI
Traitements spécifiques
D’autres traitements particuliers de données personnelles par SMI sont mis en œuvre.
Les destinataires de vos données
Pour les besoins des finalités décrites ci-dessus et dans les limites nécessaires à la poursuite de ces finalités, vos données pourront être transmises à tout ou partie des destinataires suivants, chacun pour ce qui les concerne :
- les services internes de SMI ;
- les délégataires de gestion, intermédiaires d’assurance, nos partenaires dans le cadre de conventions de délégations ou de partenariats ;
- les administrateurs de SMI, notamment dans le cadre de la sollicitation d’un fonds de solidarité ;
- les coassureurs et les réassureurs ainsi que nos organismes professionnels et fonds de garantie, ainsi que les organismes d’assurance des personnes impliquées ou offrant des prestations complémentaires ;
- les personnes intervenant au contrat telles que les avocats, experts, auxiliaires de justice et officiers ministériels, tuteurs, curateurs, enquêteurs et professionnels de santé ;
- les organismes sociaux lorsque les régimes sociaux interviennent dans le règlement des prestations ou lorsque les organismes d’assurance offrent des garanties complémentaires à celles des régimes sociaux ;
- s’il y a lieu les personnes intéressées par l’exécution du contrat (dans le cadre d’un recours contre tiers par exemple) ;
- les organismes directement concernés par un cas de fraude ;
- les autorités administratives ou judiciaires saisies d’un litige le cas échéant ;
- les juridictions, les autorités de tutelle, de surveillance et de contrôles, habilités à recevoir de telles données, dans le cadre de leurs missions ;
- les arbitres, les médiateurs, auxiliaires de justice et officiers ministériels, notamment pour le recouvrement des créances, la défense des intérêts de SMI ;
- les services chargés du contrôle tels que les commissaires aux comptes et les auditeurs ainsi que les services chargés du contrôle interne SMI ou du groupe Covéa, dans le cadre de l’exécution de leurs missions;
- Alfa, Tracfin.
Les transferts de vos données
Si un transfert hors de l’Union Européenne des données personnelles collectées et traitées devait être réalisé, des garanties seraient prises pour encadrer juridiquement ce transfert et assurer un bon niveau de protection de vos données, SMI sécurisera de tels transferts par :
- la conclusion de clauses contractuelles types reconnues par la Commission européenne ;
- le recours à un prestataire qui a adopté des règles contraignantes, reconnues par les autorités de contrôles européennes.
Les durées de conservation de vos données
Vos données personnelles sont conservées uniquement pendant le temps nécessaire aux opérations pour lesquelles elles ont été collectées et dans le respect de la réglementation en vigueur. Plus précisément, les données personnelles traitées dans le cadre de la conclusion et la gestion de votre contrat sont conservées conformément aux délais légaux de prescription, fixés selon la nature du contrat.
En l’absence de conclusion d’un contrat, les données personnelles sont conservées trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact avec la personne concernée resté sans effet.
Les principales durées de conservations sont les suivantes.
Les protections particulières pour vos données de santé
SMI traite des données personnelles relatives à votre santé aux fins de conclusion et gestion de votre contrat et/ou l’instruction et la gestion de vos prestations. Ces données sont également utilisées à des fins de lutte contre la fraude à l’assurance.
Vos données de santé sont nécessaires à SMI pour évaluer les risques. En aucun cas vos données de santé ne seront utilisées à des fins de prospection commerciale.
Compte tenu de leur particulière sensibilité, le traitement de ces données de santé est soumis à l’obtention de votre consentement. Pour garantir la confidentialité de vos données de santé et le respect du secret médical, elles sont destinées exclusivement aux personnes soumises au secret professionnel.
Vous avez la possibilité de ne pas donner votre consentement ou de le retirer à tout moment. En cas de refus ou de retrait de votre consentement, votre mutuelle ne pourra pas évaluer le risque. Par conséquent la conclusion de votre contrat ou l’instruction et la gestion de vos prestations seront impossibles. Vous pouvez exercer votre droit de retrait auprès du Délégué à la Protection des Données à l’adresse suivante :
Par email : [email protected]
Par courrier postal :
SMI – Cellule droit d’accès
Coeur Défense – Tour A
90-110 esplanade du Général-de-Gaulle
92931 Paris La Défense Cedex
Conformément à la législation en vigueur, SMI n’exerce pas de sélection de risques à partir de vos données de santé.
Les cookies
Les cookies font l’objet d’une politique de gestion des cookies.
L’utilisation de l’intelligence artificielle (IA)
Dans un souci d’innovation et d’amélioration continue de la qualité de nos services, SMI s’appuie sur des technologies d’intelligence artificielle (IA) pour traiter certaines de vos données personnelles.
Conformément à la réglementation européenne (RGPD et AI ACT), nous nous engageons à une totale transparence sur ces usages.
Lorsque vous utilisez nos services d’assistance en ligne (chatbot sur l’espace adhérent), vous êtes mis en relation avec un système d’intelligence artificielle. Ce système a pour but de vous orienter rapidement, de répondre à vos questions fréquentes. À tout moment de l’échange, ou si l’IA n’est pas en mesure de traiter votre requête, vous avez la possibilité de demander à être transféré vers l’un de nos conseillers humains.
Les droits sur vos données personnelles
Vous pouvez à tout moment dans les conditions prévues par la loi, exercer les droits suivants sur vos données personnelles :
Le droit d’accès
À ce titre, vous avez la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit de demander une copie de vos données et des informations concernant :
- les finalités du traitement ;
- les catégories de données personnelles concernées ;
- les destinataires ou catégories de destinataires ;
- lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
- l’existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement ;
- le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
- les informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès de vous.
Le droit de rectification
Il vous permet de faire rectifier une information vous concernant lorsque celle-ci est inexacte. Il vous permet également de faire compléter des informations vous concernant lorsqu’elles sont incomplètes.
Le droit à l’effacement
Il vous permet d’obtenir l’effacement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation. Il peut notamment trouver à s’appliquer dans le cas où vos données ne seraient plus nécessaires au traitement.
Le droit de limitation
Il vous permet de limiter le traitement de vos données (ne faisant alors plus l’objet d’un traitement actif) dans les cas prévus par la législation et la réglementation.
Le droit d’opposition
Il vous permet de vous opposer au traitement fondé sur l’intérêt légitime de SMI ; ce droit s’exerce sous réserve de justifier d’un motif légitime tenant à votre situation particulière sauf en matière de prospection commerciale où vous n’avez pas à justifier votre demande.
Le droit de demander la portabilité de certaines données
Vous disposez du droit à la portabilité de vos données personnelles, il s’applique aux données personnelles que vous avez fournies (de manière active, ou qui ont été observées dans le cadre de votre utilisation d’un service ou dispositif) dans le cadre de la conclusion et la gestion de votre contrat.
Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’un droit général. En effet, toutes les données de tous les traitements ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.
Le droit de retirer son consentement
Vous pouvez retirer votre consentement à n’importe quel moment, lorsque la base légale du traitement est le consentement. Ce retrait ne compromet pas la licéité du traitement effectué avant le retrait. Il fera cesser le traitement mais n’ouvre pas un droit à la résiliation du contrat d’assurance.
Le droit d’introduire un recours
En cas de désaccord sur la collecte ou l’usage de vos données personnelles, vous avez la possibilité de saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés. CNIL – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07. Tél : 01 53 73 22 22.
Le droit de définir des directives post-mortem
Vous pouvez définir des directives générales auprès d’un tiers de confiance ou particulières auprès du responsable de traitement concernant la conservation, l’effacement et la communication de vos données personnelles après votre décès. Ces directives sont modifiables ou révocables à tout moment.
Les modalités d’exercice de vos droits
Pour l’exercice de tous les droits énumérés ci-dessus, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données en écrivant à l’adresse suivante, en justifiant votre identité par tous moyens :
- Par email : [email protected] ;
- Par courrier postal :
SMI – Cellule droit d’accès
Coeur Défense – Tour A
90-110 esplanade du Général-de-Gaulle
92931 Paris La Défense Cedex
Dans le cadre d’une demande relative à la prospection commerciale par voie électronique ou téléphonique, celle-ci devra uniquement comporter des informations permettant d’établir votre identité.
Mise à jour du présent document
Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique sur notre site internet. Elle pourra faire l’objet de mise à jour.